Welche Kosten dürfen umgelegt werden?

Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die im Zusammenhang mit dem laufenden Betrieb des Gebäudes entstehen und im Mietvertrag vereinbart sind.

Dazu zählen unter anderem:

• Heizkosten
• Wasserversorgung und Abwasser
• Müllentsorgung
• Hausreinigung
• Gartenpflege
• bestimmte Versicherungen

Nicht umlagefähig sind zum Beispiel:

• Verwaltungskosten
• Reparaturen
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
• Die Nebenkostenabrechnung

Vermieter sind verpflichtet, die Nebenkosten übersichtlich, nachvollziehbar und fristgerecht abzurechnen.
Eine ordnungsgemäße Abrechnung enthält in der Regel:

• den Abrechnungszeitraum
• die Gesamtkosten
• den angewendeten Verteilerschlüssel
• die Kostenanteile der einzelnen Mieter
• Eine transparente Darstellung reduziert Rückfragen und beugt Konflikten vor.

Vorauszahlungen und Anpassungen: 

Werden Nebenkosten als Vorauszahlungen erhoben, können diese angepasst werden, wenn die Abrechnung dies rechtfertigt.

Dabei gilt:

• Anpassungen sollten nachvollziehbar begründet sein
• Änderungen sind klar und sachlich zu kommunizieren
• Belege und Nachvollziehbarkeit

Mieterinnen und Mieter haben das Recht auf Einsicht in die Abrechnungsbelege.
Vermieter sollten daher alle relevanten Unterlagen geordnet aufbewahren und auf Anfrage zur Verfügung stellen.

Kommunikation mit Mietern:

Eine sachliche und frühzeitige Kommunikation – insbesondere bei Nachzahlungen oder Anpassungen der Vorauszahlungen – trägt zu einem fairen Umgang bei und erleichtert die Abwicklung.

ℹ️ Checkliste: Nebenkosten für Vermieter

✔ Umlagefähigkeit der Kosten prüfen
✔ Nebenkostenregelung im Mietvertrag klar festlegen
✔ Abrechnung fristgerecht erstellen
✔ Verteilerschlüssel korrekt anwenden
✔ Belege vollständig und geordnet aufbewahren
✔ Anpassungen transparent und nachvollziehbar begründen

Hinweis

Wenn Fragen zur Nebenkostenabrechnung bestehen oder Unsicherheiten auftreten, können Sie uns gern eine kurze Nachricht senden.
Wir stellen verständliche Informationen bereit und helfen dabei, Regelungen besser einzuordnen.